La nota di Giuseppe: scrivere bene e informare meglio

“Caro direttore, per tanti giorni a Milano ha fatto freddo intenso e così pure, dalle notizie che quasi tutti i giorni leggo e ricevo da amici, a Montecosaro. Il freddo, come si dice, ci conserva, può darsi come i cibi affidati al frigorifero. Da casa sono andato fuori di rado per recarmi in edicola a comprare il quotidiano e un paio di settimanali. Ogni tanto sono andato a giocare a tennis con alcuni encomiabili colleghi e amici in un club privato, abbastanza alla buona. Mi sono dedicato poi alla lettura per tenermi quanto più possibile aggiornato. Sovente ho letto articoli le cui rappresentazioni erano, chissà per quale appartata ragione, abbastanza discordanti.

Caro Giorgio, è noto che anche tu abbia sempre considerato quanto la scrittura sia alla base dei nostri rapporti privati, lavorativi e professionali e in che modo determini la nostra reputazione o considerazione. Tra e-mail e messaggi molta parte della nostra comunicazione ormai avviene premendo i tasti.

Tante volte mi sono posto questo interrogativo: è così difficile essere imparziali, lineari e conformi, indipendentemente dal pensiero particolarmente politico: sinistra, destra, di sopra e di sotto?

In questa frenesia di semplificazioni e banalizzazioni che sembrano essere l’arma vincente per conquistare le simpatie di un vasto elettorato, si sta consumando l’ennesimo ammassamento. A mio parere i fatti devono essere sempre staccati dalle opinioni. Si deve riferire ciò che accade nel modo più oggettivo possibile, anche se si ha il diritto (meglio, il dovere) di riferire, a parte, la propria idea.

Va detto che più le opinioni divergono tra loro, più rispetto si ha della democrazia, perché un dibattito, pur accalorato, è il miglior inizio per arrivare alla sintesi di tendenze tra loro divergenti, com’è naturale, appunto, in una sana democrazia. Già in passato la pluralità delle opinioni espressa da un singolo giornale non era da molti lettori visti di buon occhio. Le opinioni differenti dalle proprie sono di solito considerate un delitto di lesa maestà, invece che un altro elemento di riflessione e di ragionamento.

In proposito, osservo che sin da ragazzo ho sempre riflettuto su quanto la scrittura sia alla base delle nostre relazioni personali e professionali e in che modo determini la nostra reputazione. I meravigliosi consigli avuti della brava maestra Censi e dai miei professori li ho sempre tenuti ben vivi senza soluzione di continuità.

Detti consigli li riassumo qui di seguito per tutti quelli che leggono Montecorriere.

Il primo passo da fare non è scrivere, ma ….. pensare. Possiamo definirla “strategia della scrittura”: lo scritto condiziona le nostre relazioni e determina la nostra reputazione e dunque va elaborato con molta accortezza. In primis, è necessario focalizzare il proprio obiettivo comunicativo e concentrarsi sul destinatario per elaborare una comunicazione che sia mirata ed efficace.

Si può facilmente immaginare come il risparmio di tempo che dobbiamo al nostro interlocutore si traduca nella necessità, da parte nostra, di essere brevi. La brevità richiede cura: non significa taglio quantitativo indiscriminato ma capacità di portare il messaggio nel numero di parole che occorre e non usandone in eccesso. Evitiamo dunque frasi lunghe (non superare le venti parole tra un punto e l’altro) e scegliamo le parole formate da poche lettere.

Dal punto di vista del rispetto per il nostro interlocutore e per l’impegno a non fargli perdere tempo nel comprenderci, la chiarezza è centrale. Un testo poco comprensibile rende nervoso chi lo legge. Per rendere più chiari i nostri testi, evidenziare i punti principali in brevi paragrafi. Servirsi di parole comuni, utilizzando con attenzione il gergo tecnico, gli inglesismi e il “burocratese”.

Impiegare espressioni dirette e concrete: evitare giri di parole e l’affermazione di un concetto attraverso la negazione del suo contrario: ad esempio, “non senza ragione”. Ricontrollare con attenzione il testo prima dell’invio. Compiere errori di ortografia porta il nostro destinatario o a ritenere che abbiamo prestato poca attenzione nello scrivergli o che ci mancano gli elementi dell’istruzione di base. Le comunicazioni sono e saranno sempre più brevi e la forma sempre meno rilevante, ma il rispetto dell’ortografia è e resterà sempre un “dovere assertivo”: commettere errori grammaticali denota, come minimo, una mancanza di attenzione nel rileggere tutto il testo per evitare sviste ed errori, è doppiamente importante fare attenzione a scrivere correttamente nome e cognome del nostro interlocutore. Se rivolgendovi a Mario, lo chiamate Massimo, siete certi di avere fatto una pessima figura.

Non esistono soltanto il tono della voce per veicolare emozione e stati d’animo ma anche attraverso lo scritto inviamo al destinatario i nostri segnali e motivi. L’assertivo evita toni sarcastici, offensivi, ricattatori, sia nella scrittura social sia nell’ambiente professionale.

Ad esempio, scrivere alla fine di una chat un po’ accesa: “Eh, brutta cosa l’ignoranza”, sta meccanicamente offendendo l’interlocutore. Oppure, scrivere in stampatello maiuscolo equivale a un urlo nell’orecchio.

Curare il tono di una comunicazione scritta significa saper coniugare cortesia, contenuto e relazione. Come in questo esempio: “Gentilissimo Stefano, la ringrazio della richiesta ma soprattutto della pazienza nell’attendere la mia risposta”.

Per essere assertivi, suggerisco di ricordare sempre gli interlocutori messi in copia conoscenza, con questo modo: “Ciao Gianmarco, ho parlato con Carlo, che ci legge in copia conoscenza e …..”.

L’obiettivo, dunque, non è soltanto quello di informare e presentare contenuti, ma diventa quello di configurarsi come un vero stimolo all’azione e all’apprendimento per il destinatario che lo vive. Un modo perciò costruttivo e divertente, un’esperienza scritta gradevole e diversa dal solito per entrare in contatto con il mittente”.

Giuseppe Perugini

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